Offertprogram för hantverkare: det som avgör om du får jobbet
Offerten är det första kunden ser av ditt företag. Ett offertprogram ska göra den snabb att skriva, lätt att godkänna och omöjlig att fakturera fel.
Vad ska ett offertprogram för hantverkare klara?
Ett generellt offertverktyg räcker inte för hantverkare. Det som skiljer vår bransch från andra är ROT och RUT, valet mellan fast pris och löpande räkning, ändringar under jobbets gång och att offerten ska bli en faktura utan att skrivas om. Det här är listan att stämma av mot, oavsett vilket program du väljer:
- ROT/RUT räknas på arbetsdelen, med takbelopp per person och år, så kunden ser vad hen faktiskt betalar.
- Fast pris och löpande räkning på samma villkor, med timpris och uppskattning för det löpande.
- Kunden godkänner i mobilen, utan att skriva ut, skanna eller skapa konto.
- ÄTA, alltså ändrings- och tilläggsarbeten, som kunden godkänner innan de utförs.
- Offerten blir jobb och faktura utan omskrivning, så att rader och avdrag följer med.
- Giltighetstid och påminnelse, så att offerter inte ligger och dör i inkorgen.
Offertprogram eller Word-mall?
Word-mallen fungerar tills den tredje offerten samma vecka. Då börjar felen: ROT som räknas på hela summan i stället för arbetet, en gammal kunds adress som hänger kvar, en offert som skickats men aldrig följts upp. Och när jobbet är klart skrivs allt in en gång till i faktureringsprogrammet.
Ett offertprogram byggt för hantverkare tar bort det. Kunden finns i registret, ROT räknas rätt varje gång, du ser om kunden öppnat offerten, och fakturan skapas från den signerade offerten. Tiden du sparar är inte minuterna per offert utan kvällen i slutet av månaden.
Så skriver du offerten i Handyfy
Du väljer kund, eller lägger upp en ny direkt. Du beskriver jobbet med några ord, och appen föreslår rader med arbete och material som du justerar. Du väljer fast pris eller löpande och markerar vad som är ROT- eller RUT-berättigat. Sedan skickar du offerten som länk via SMS eller mejl.
Kunden öppnar länken i mobilen, läser offerten med avdraget uträknat och signerar med sitt namn. Du får en notis, jobbet skapas, och när det är klart gör du faktura av offerten. Tillkommer något på vägen skriver du en ÄTA som kunden godkänner på samma sätt. Hela kedjan tar ett par minuter per steg, det mesta från telefonen på plats.
Offertprogram för bygg, måleri, el och VVS
Byggentreprenören behöver fast pris med ÄTA-hantering och omvänd byggmoms när jobbet görs åt ett annat byggföretag. Måleriföretaget offererar ofta per kvadratmeter eller per rum och vill ha ROT på arbetet men inte på färgen. Elektrikern och rörmokaren har många små jobb på löpande räkning med ett fast timpris och material från grossisten.
Handyfy hanterar alla fyra på samma offert: prisform per offert, ROT per rad, omvänd byggmoms per kund, och grossistens faktura kopplad till jobbet i efterhand. Vi har samlat hur respektive yrke använder offerten på egna sidor.
- Byggentreprenör: fast pris, ÄTA och omvänd byggmoms
- Målare: offert per rum eller kvadratmeter med ROT på arbetet
- Elektriker: löpande räkning med timpris och materialpåslag
- Rörmokare och VVS: akuta jobb utan offert och planerade med
Hur länge gäller en offert, och hur mycket får den avvika?
Ingen lag säger hur länge en offert ska gälla. Du bestämmer giltighetstiden själv, och 30 dagar är vanligast. Under den tiden är offerten bindande för dig om kunden accepterar den, så sätt en kortare tid när materialpriserna rör sig. I Handyfy anger du giltighetsdatum på offerten, och det står i mejlet och på sidan kunden signerar.
Mot privatpersoner gäller konsumenttjänstlagen. Har du lämnat en ungefärlig prisuppgift får slutpriset inte överstiga den med mer än 15 procent, om ni inte avtalat annat eller kunden beställt mer. Ett fast pris är ett fast pris. Det är därför ÄTA är så viktigt: varje tillägg som kunden godkänt skriftligt faller utanför den ursprungliga prisuppgiften, och det finns ingen diskussion vid fakturan.