Tidrapportering för hantverkare: det här behöver du veta
Tidrapporten är underlaget för två saker som avgör om företaget går runt: fakturan till kunden och lönen till den som gjort jobbet. Här är vad den ska innehålla och hur den hänger ihop med resten.
Vad ska en tidrapport innehålla?
En tidrapport som håller både för fakturan och för lönen behöver mer än ett antal timmar. Den ska gå att följa i efterhand: vem, när, var och vilken sorts tid.
- Datum, starttid och sluttid, med rasten avdragen.
- Vilket jobb eller projekt tiden hör till, och därmed vilken kund som ska faktureras.
- Typ av tid: normal tid, övertid, OB-tid och restid ska hållas isär, eftersom de ger olika lön och ofta olika pris mot kund.
- Frånvaro samma dag: semester, sjukdom, VAB eller tjänstledigt, så att månaden går ihop.
- Vem som attesterat och när. Utan attest är rapporten ett utkast.
Tidrapport eller personalliggare?
De förväxlas ofta, men det är två olika saker. Personalliggaren är Skatteverkets krav: på byggarbetsplatser där byggherrens kostnad väntas överstiga fyra prisbasbelopp ska alla som arbetar registrera när de kommer och går, och liggaren ska kunna visas vid ett oanmält besök.
Tidrapporten är ditt eget underlag. Den styr vad kunden faktureras och vad personalen får i lön. Ingen myndighet läser den, men lönesystemet och revisorn gör det. I Handyfy finns båda i samma app: hantverkaren checkar in på arbetsplatsen i personalliggaren och stämplar in på jobbet i tidrapporten, och underleverantörer utan konto checkar in via en QR-kod.
Från tidrapport till lön
När månaden är slut attesterar du de rapporterade timmarna, person för person. Sedan låser du månaden, så att inget ändras efter att lönen är körd. Handyfy gör ett löneunderlag av det: en fil i PAXml-format som Fortnox Lön, Visma Lön, Crona, Kontek och Edison läser in direkt.
Filen bär tidtyperna som löneartskoder, så övertid och OB hamnar rätt utan att någon knappar in dem igen. Använder ni egna koder i lönesystemet ställer du in dem en gång under inställningarna. Handyfy räknar inte lön, det gör lönesystemet. Vi ser till att underlaget är attesterat, låst och komplett.
Från tidrapport till faktura
På jobb med löpande räkning blir rapporterade timmar fakturarader: datum, person, antal timmar och timpris, med materialet och utläggen från samma jobb under. Kunden ser vad som gjorts, och du slipper diskussionen om hur många timmar det blev.
På jobb till fast pris fakturerar du priset ni kommit överens om. Timmarna försvinner inte för det: de hamnar i efterkalkylen, så du ser om jobbet gav den marginal du räknade med när du offererade.
Tidrapportering för byggföretag med anställda
Med flera i fält är problemet sällan att rapportera, utan att få in rapporterna. Handyfy påminner den som glömt stämpla ut eller inte rapporterat för dagen, och du som chef ser veckan för hela laget i en vy: vem som är på vilket jobb, vilka timmar som väntar på attest och vem som är frånvarande.
Flera personer kan rapportera på samma jobb. Varje person har sin egen timkostnad och sitt eget timpris, så både fakturan och efterkalkylen blir rätt per person. Varje anställd rapporterar i sin egen inloggning i appen.
Tidrapportering för enmansbolaget
Driver du firman själv är tidrapporten främst till för fakturan och för din egen överblick. Stämpla in när du börjar, stämpla ut och in på nästa jobb när du åker vidare, och ut när dagen är slut. I slutet av veckan har du timmarna per kund klara att fakturera, och du ser vilka jobb som faktiskt lönar sig.